Linkedin

Haal meer uit uw organisatie of team!

Organisatieverbetering: verbinden werkt beter dan zenden.

19 January 2016

Als leidinggevende is het vaak al een hele klus om een duidelijk verhaal te vertellen aan je medewerkers over bijv. een aangepaste strategie, nieuwe werkwijze of andere organisatieverbetering. Want leg dat maar eens op een aansprekende en heldere manier uit.

Dat duidelijke verhaal is echter, hoewel belangrijk, slechts een startpunt. Wanneer je als leidinggevende vooral in de zendmodus blijft steken en het keer op keer  ‘nog eens uitlegt’, maak je onvoldoende gebruik van de kracht en eigen verantwoordelijkheid van je medewerkers. En voor je het weet ben jij zelf vooral degene die loopt te duwen en trekken om iets nieuws voor elkaar te krijgen.

Dat is te voorkomen door in plaats van alleen te zenden ook in te zetten op verbinden met je medewerkers.  Dat kost meer communicatietijd  en – inspanning , maar levert uiteindelijk meer op als het gaat om het succesvol doorvoeren van veranderingen.

Vijf tips:

  1. Vraag altijd individuele reacties als je iets uitlegt of vertelt, bijv. over een visie, strategie of nieuwe werkwijze. Laat je team of afdeling niet als eenheid reageren op je verhaal, maar maak  een rondje. Zo wordt iedereen gehoord,  kan niemand zich verschuilen en mis je geen mogelijk waardevolle feedback.
  2. Stel gerichte vragen, waardoor de medewerker echt inhoudelijk moet reageren. Bijvoorbeeld: wat vind je hier sterk aan, waarover heb je (nog) twijfels en waarom, wat zou je anders doen en hoe dan. Zo nodig je je medewerkers uit zelf verantwoordelijkheid te nemen voor hun mening en deze te onderbouwen. Ook  geef je ze de ruimte met ideeën en verbeteringen te komen. Dat vergroot de betrokkenheid bij  en daarmee het draagvlak voor je beslissingen. En dat maakt het moeilijker voor de medewerker ja te zeggen en nee te doen.
  3. Als een medewerker of het team als geheel een suggestie heeft die je in overweging zegt te nemen….koppel altijd terug. Ook als je besloten hebt niets met de suggestie te doen. Dan kun je uitleggen waarom niet. Zo houd je de lijn met de medewerkers open en zullen ze eerder uit zichzelf met ideeën naar je toekomen, omdat ze voelen dat dit serieus genomen wordt.
  4. Blijf tussentijds contact houden met de medewerkers hoe het gaat met de implementatie van nieuwe werkwijzen, manieren van organiseren etc.   Zowel met geplande momenten van evaluatie als informeel tussendoor.  Wees niet bang kritiek te horen en besteed daar serieus aandacht aan. Luister goed, praat het meteen door en ontzenuw het  of geef aan dat je er later op terug zult komen. En doe dat dan ook altijd, ongeacht wat je met de kritiek doet.
  5. Gebruik evaluatiemomenten en ander overleg waarin medewerkers reageren op veranderingen om te luisteren en te  inventariseren wat er goed gaat en wat (nog) niet en verzamel suggesties hoe het (nog) beter kan.  Stel op basis daarvan de plannen bij of scherp ze juist aan en communiceer daarover. Geef aan wat je met wiens kritiek of suggestie hebt gedaan, zo maak je de veranderingen een gezamenlijk proces waar  alle medewerkers een verantwoordelijkheid in hebben.